Planning para servicios en 2017

by Unknown 9:29 AM 2 comments agile scrum

Como no podría ser de otra forma nuestro primer día hábil del año inició con una Planning Meeting ó Sprint Planning ó reunión de planeación del Sprint (iteración corta de 1 a 3 semanas con entrega de valor al final), en otras palabras: ¿qué vamos a hacer esta semana? Debido a que nuestros Sprints (iteraciones) duran una semana.

Aclaraciones:
Esta reunión es basada en uno de los rituales de Scrum (si no conoces sobre Scrum mira esta ref [1]), la Planning Meeting que tiene como objetivo generarle al equipo y a los interesados (stakeholders) un conocimiento colectivo de lo que se llevará a cabo durante el Sprint definiendo el compromiso asumido por el equipo.
Como somos una empresa de servicios de capacitación y consultoría y no de construcción de productos, tenemos algunas variantes a la forma tradicional de hacer la planning.

Aquí va nuestro tablero de tareas o Taskboard (también se le conoce como Scrum Board):

Vamos a entenderlo por partes:

Las secciones que la componen son:

1. La Meta del Sprint.
2. La lista de proyectos que tenemos en curso.
3. La lista de tareas que los componen (no están todas solo las relevantes para este Sprint).
4. Lista de tareas que quedan fuera del Sprint. Se ingresan cuando se evacuan las de la derecha y se ha atendido al resto de historias. Aquí hay un punto para debatir. 
5. Los proyectos prioritarios para 2017. O lista del nunca.
6. Tareas que se están haciendo en el momento.
7. La tierra de la muerte, tareas que están bloqueadas.
8. Tareas terminadas.

En la medida que pasan los días se van actualizando las columnas 6,7 y 8.

El script que utilizamos es muy simple:

1. Check in - una actividad para centrarnos en la reunión y ponernos en la misma frecuencia.
2. Declutter - Esta palabra no tiene una traducción literal, más significa algo así como: Eliminar lo innecesario. En la práctica significa quitar aquello que ya no es relevante para nuestro tablero. (Dado que ya veníamos con un tablero de nuestro último Sprint, aquí limpiamos aquello que ya no era relevante).
3. Incluir Nuevos proyectos, dado que nuestra empresa no construye un producto sino que prestamos servicios de formación o acompañamiento lo que hacemos aquí es incluir nuevos proyectos en la lista de proyectos existentes.
4. Objetivo del Sprint, Que para esta reunión resultó ser: Cerrar 2016, o sea cerrar todas las actividades que no quedaron resueltas de los proyectos ejecutados el año pasado para poder empezar los nuevos proyectos sin pendientes.
5. Priorizar y fusionar proyectos, en esta actividad lo que hicimos fue revisar si algún proyecto ya estaba incluido en algún otro y darles un orden, del más importante al menos importante según nuestro criterio (el cual no necesariamente concuerda siempre, más buscamos llegar al mejor consenso posible con un tiempo aprox 5 mins).
6. Commited Backlog, aquí definimos cuales proyectos entrarán al nuevo Sprint que empieza esta semana y cuales quedan por fuera.
7. Dividir proyectos en tareas, que puedan ser ejecutadas en 1 día, no necesariamente el mismo día completo.
8. Estimar pomodoros, el objetivo de la estimación es simple, hay ocasiones en que algunos proyectos "morían de hambre" por falta de atención dado que priorizabamos los más importantes primero. Con esta estrategia buscamos visibilizar si un proyecto ha tenido actividades durante la semana, así, al avanzar alguna tarea le rellenamos los círculos de sus pomodoros con un color para identificar si tuvo actividad. Este es un experimento nuevo, así que veremos si funciona o no.
   En esta actividad también al definir el esfuerzo nos forzó a poner algunas tareas que quedaban por fuera de la semana, las cuales las ponemos a la derecha del proyecto al que pertenecen.
9. Cierre y Celebración, terminamos la reunión con la confirmación de los proyectos que quedaron aceptados, sus tareas y celebramos el fin de la reunión con una pequeña recompensa, un merecido break de 15 mins.

Tiempo total de la reunión: 80 minutos.

Y bueno ya está lista nuestra primera planning para servicios. #DeployOrDie

Referencias:

• [1] ¿Qúe es Scrum? Resumen de una página. Aprende con más gráficos sobre Scrum aquí.